Política de privacidad

Responsable del tratamiento

El responsable de esta Política es 3-102-970780 SRL, sociedad constituida en Costa Rica, cédula jurídica 3-102-970780, con domicilio en Cartago, Costa Rica (en adelante, «Artifind»).

El Área de Privacidad de Artifind es la encargada de atender las consultas, solicitudes y reclamos relativos a datos personales. Puede dirigirse a ella en la dirección de correo electrónico privacy@artifind.app o a través de la página de contacto, seleccionando el motivo «Datos personales».

Artifind es una plataforma de gestión de procesos de selección que las organizaciones contratan para administrar sus vacantes y candidaturas. De esa naturaleza deriva la distribución de responsabilidades que se describe en la sección siguiente.

Funciones de Artifind y de las organizaciones cliente

Cuando una organización utiliza Artifind en sus procesos de selección, es esa organización la que determina qué datos se solicitan, con qué finalidad y durante cuánto tiempo se conservan: actúa como responsable del tratamiento. Artifind trata esos datos por cuenta de la organización y conforme a sus instrucciones, en calidad de encargado del tratamiento (en Costa Rica, intermediario tecnológico), en virtud de un contrato que le impone deberes de confidencialidad y de seguridad y le prohíbe destinar los datos a cualquier otra finalidad.

En consecuencia, si usted postuló a una vacante, el responsable de sus datos de candidato es la organización a la que postuló. Puede ejercer sus derechos ante esa organización o ante Artifind; en este último caso, le solicitamos indicar a qué organización postuló, a fin de trasladarle su solicitud.

Artifind actúa como responsable únicamente respecto de los datos que trata para fines propios: la gestión de la relación contractual con las organizaciones cliente y de las cuentas de sus usuarios (invitación y creación de la cuenta, autenticación, seguridad, comunicaciones del servicio, facturación directa cuando se haya acordado y cumplimiento de obligaciones legales), la atención de las solicitudes de demostración, de contacto y de soporte, y la operación segura del sitio web. La información que los usuarios de una organización generan al utilizar la plataforma por cuenta de esta se trata, al igual que la de los candidatos, bajo la responsabilidad de la organización.

Datos personales que se tratan

Las secciones siguientes detallan, para cada categoría de personas, los datos que se tratan, su carácter obligatorio u opcional y su origen. Los datos señalados como obligatorios son necesarios para la finalidad correspondiente: si no se facilitan, no es posible completar la postulación, crear la cuenta o atender la solicitud de que se trate. Los datos opcionales pueden omitirse sin consecuencia alguna. La inexactitud de los datos facilitados puede impedir que se le contacte o que su solicitud sea atendida.

Artifind no solicita categorías especiales de datos (salud, origen étnico o racial, opiniones políticas, creencias religiosas, afiliación sindical, orientación sexual, datos biométricos o antecedentes penales) y recomienda no incluirlas en el CV. Dado que un CV es un documento de contenido libre, puede contenerlas; cuando una organización responsable decida tratarlas, deberá contar con una base jurídica específica y, donde la ley lo exija, con el consentimiento expreso y por escrito del titular. La fotografía incluida en un CV no se utiliza para identificar ni para evaluar a la persona.

Los servicios de Artifind se dirigen a organizaciones y a personas que tienen, al menos, la edad legal para trabajar en el país de la vacante. Artifind no trata a sabiendas datos de personas que no alcancen esa edad. Cuando un candidato sea menor de edad conforme a la ley aplicable, la organización responsable debe contar con la autorización de sus representantes legales o suprimir sus datos.

Datos de candidatos

Cuando usted postula a una vacante publicada por una organización cliente, se tratan los datos siguientes.

Cuando una organización incorpora a un candidato por iniciativa propia, sin que este haya postulado, se tratan las mismas categorías de datos; en ese supuesto únicamente el nombre es obligatorio, y corresponde a la organización responsable informar al candidato en su primera comunicación.

Datos de usuarios de una cuenta

Respecto de las personas que crean la cuenta de una organización a partir de la invitación que Artifind les envía tras la contratación, o que utilizan una como miembros de su equipo, se tratan los datos siguientes.

Cuando la organización paga con tarjeta desde la aplicación, sus datos de facturación y de pago se facilitan directamente a Paddle, que los trata como responsable independiente; Artifind no recibe ni almacena datos de tarjeta. Cuando se haya acordado el pago mediante factura emitida por Artifind, Artifind trata como responsable los datos de contacto de facturación de la organización (razón social, identificación fiscal, dirección y correo electrónico de facturación), únicamente para emitir y cobrar la factura.

Datos de contacto, de solicitudes y de navegación

Respecto de las personas que se comunican con Artifind o visitan su sitio web sin disponer de una cuenta, se tratan los datos siguientes.

Los usuarios con cuenta que contactan con soporte desde la plataforma no necesitan facilitar su nombre ni su correo electrónico: se toman de su cuenta.

Finalidades y bases jurídicas

Los datos se tratan exclusivamente para las finalidades siguientes, cada una con la base jurídica que se indica.

Todas las finalidades indicadas son necesarias para la prestación del servicio; Artifind no trata los datos para finalidades secundarias. Artifind no vende datos personales, no los cede a terceros con fines publicitarios, no realiza publicidad basada en el comportamiento y no utiliza los datos para entrenar modelos de inteligencia artificial, propios ni de terceros.

Uso de inteligencia artificial

Artifind emplea modelos de inteligencia artificial de terceros con tres propósitos: obtener del CV los datos profesionales estructurados y un resumen breve; estimar la afinidad entre el perfil y la vacante, con una justificación; y permitir a la organización la búsqueda de perfiles por similitud.

Para ello, el contenido del CV y, cuando este consiste en un documento escaneado o en una fotografía, las imágenes de sus páginas se remiten a proveedores de inteligencia artificial situados exclusivamente en Estados Unidos y en la Unión Europea. Dichos proveedores tienen prohibido conservar la información más allá del procesamiento solicitado y utilizarla para entrenar modelos.

La puntuación constituye un apoyo para el equipo de selección y no una decisión. Ninguna candidatura se descarta de forma automática: la plataforma puede señalar una postulación para su revisión, pero esta permanece activa hasta que una persona la examina. Usted tiene derecho a solicitar la intervención de una persona, a expresar su punto de vista, a obtener una explicación y a impugnar cualquier evaluación que le afecte. Artifind mantiene una nota de transparencia sobre inteligencia artificial, disponible a través de la organización responsable o del Área de Privacidad.

Destinatarios de los datos

Para prestar el servicio, Artifind recurre a los proveedores que se indican a continuación, que tratan datos por su cuenta, conforme a sus instrucciones y bajo contrato. Junto a cada proveedor figura su país de constitución; la ubicación del tratamiento es el lugar donde se encuentran los servidores que alojan los datos.

Cuando una organización cliente o uno de sus usuarios conecta su propia cuenta de Microsoft (videoconferencias, calendario, correo electrónico e inicio de sesión), de Google (videoconferencias, calendario, correo electrónico e inicio de sesión) o de WhatsApp, servicio de Meta (mensajería), los datos necesarios para esa función se comunican al proveedor correspondiente, que los trata en Estados Unidos y en otros países conforme a los términos que la organización o el usuario tiene contratados con él.

Paddle.com Market Limited (Reino Unido) y sus sociedades vinculadas en Estados Unidos y Canadá actúan como vendedor autorizado y comerciante de registro de las suscripciones: tratan los datos de facturación y de pago de las organizaciones cliente como responsables independientes, no por cuenta de Artifind, y no reciben datos de candidatos.

La lista completa de subencargados, con el mecanismo de transferencia aplicable a cada uno, se facilita a las organizaciones cliente como anexo del acuerdo de tratamiento de datos; toda modificación se les notifica con una antelación mínima de 30 días. Cualquier titular puede solicitar al Área de Privacidad la identidad de los destinatarios de sus datos.

Los mensajes que un miembro del equipo de selección envía desde su propia cuenta de correo permanecen también en dicha cuenta, fuera de Artifind. Asimismo, Artifind puede comunicar datos a las autoridades competentes cuando una obligación legal lo exija, y a sus asesores profesionales bajo deber de confidencialidad.

Las medidas de seguridad con las que se protege la información se describen en la página de seguridad.

Datos de usuario de Google

Artifind solicita acceso a datos de una cuenta de Google únicamente en tres supuestos, todos opcionales y siempre por iniciativa del usuario de una cuenta de organización: el inicio de sesión con Google, la conexión de un buzón de Gmail para enviar correo a los candidatos y la conexión del calendario de Google para programar entrevistas por Google Meet. En cada caso se solicita el permiso mínimo que la función requiere. Los candidatos no necesitan una cuenta de Google para postular, y Artifind no les solicita acceso a ninguna.

Inicio de sesión con Google. Artifind accede al nombre, a la dirección de correo electrónico, a la indicación de si Google la ha verificado y al identificador único de la cuenta. Estos datos se utilizan exclusivamente para crear la cuenta de usuario en Artifind, comprobar que la dirección de correo pertenece al usuario y reconocerle en los inicios de sesión posteriores. Artifind conserva el identificador de la cuenta de Google, la dirección de correo electrónico, su condición de verificada y la fecha del último inicio de sesión; el nombre pasa a ser el nombre del usuario en la plataforma. Para esta función Artifind no obtiene ni conserva autorización alguna para actuar en la cuenta de Google, y no accede al correo, a los contactos, al calendario ni a los archivos del usuario.

Envío de correo desde Gmail. Cuando un usuario conecta su buzón de Gmail, Artifind solicita únicamente el permiso para enviar mensajes en su nombre, junto con el identificador, la dirección de correo electrónico y el nombre de la cuenta conectada. Ese permiso no permite leer, buscar, modificar ni eliminar los mensajes del buzón, y Artifind no accede a ellos. Se utiliza exclusivamente para enviar, desde la dirección del usuario, los mensajes que este dirige a los candidatos en un proceso de selección, de forma directa o al mover una candidatura a una etapa que tenga un mensaje configurado. Artifind conserva el identificador, la dirección y el nombre de la cuenta conectada y la autorización de envío que emite Google.

Calendario y videoconferencias de Google. Cuando un usuario conecta su calendario de Google, Artifind solicita dos permisos, junto con el identificador, la dirección de correo electrónico y el nombre de la cuenta conectada: el de gestionar los eventos de los calendarios de los que el usuario es propietario y el de consultar su disponibilidad. El primero se utiliza exclusivamente para crear en el calendario del usuario las entrevistas que este programa desde Artifind, cada una con su enlace de Google Meet y con los invitados que indica, y para modificarlas o cancelarlas cuando él u otro miembro autorizado de su organización las reprograma o las cancela en la plataforma; Artifind no consulta, modifica ni elimina los demás eventos del calendario. El segundo se utiliza exclusivamente para mostrar, a los miembros de la organización que programan entrevistas, los periodos en que el usuario figura como ocupado y advertirles de una coincidencia de horarios: Artifind recibe únicamente el inicio y el fin de cada periodo, y nunca el título, los asistentes, la descripción ni ningún otro detalle de los eventos. Artifind conserva el identificador, la dirección y el nombre de la cuenta conectada, la autorización que emite Google y, de cada entrevista que crea, su identificador en el calendario y el enlace de la reunión; los periodos de ocupación no se almacenan: se consultan cuando se muestra el calendario y se descartan en un plazo máximo de un minuto.

Respecto de los datos obtenidos de Google, Artifind:

• No los utiliza para publicidad de ningún tipo, incluida la publicidad personalizada o basada en intereses.
• No los vende ni los cede a intermediarios de datos ni a revendedores de información.
• No los utiliza para elaborar perfiles ni para ninguna finalidad distinta de prestar al usuario las funciones descritas en esta sección.
• No los utiliza para desarrollar, mejorar ni entrenar modelos de inteligencia artificial o de aprendizaje automático generalizados o no personalizados, lo que incluye los datos obtenidos mediante las API de Google Workspace, y no los remite a proveedores de inteligencia artificial.
• No permite que su personal los lea, salvo con el consentimiento expreso del usuario para un caso concreto, por razones de seguridad, como la investigación de un abuso, o para cumplir una obligación legal.

El uso que Artifind hace de la información recibida de las API de Google, y su transferencia a cualquier otra aplicación, se ajustan a la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google (Google API Services User Data Policy), incluidos sus requisitos de uso limitado (Limited Use).

Artifind no comunica a terceros los datos obtenidos de Google, con las únicas salvedades siguientes: los proveedores de alojamiento, de custodia de las copias de seguridad y de envío del correo del servicio indicados en la sección «Destinatarios de los datos», que los tratan por cuenta de Artifind y bajo contrato; la propia Google, a la que se transmite cada mensaje para su entrega y cada entrevista para su anotación en el calendario y el envío de las invitaciones; y las autoridades competentes, cuando una obligación legal lo exija. El nombre y la dirección de correo electrónico del usuario son visibles para los demás miembros de su organización en la plataforma, y los periodos en que figura como ocupado, para quienes programan entrevistas en ella. El enlace de cada reunión se muestra a esos miembros y se envía a los candidatos y a los demás invitados.

La autorización que emite Google se almacena cifrada y se utiliza únicamente para los envíos y las entrevistas que se ordenan en la plataforma y para consultar la disponibilidad del usuario. Una misma autorización sirve al buzón y al calendario: se elimina cuando el usuario desconecta las funciones que la utilizan y, si desconecta solo una, se conserva para la otra. El identificador de la cuenta conectada se utiliza únicamente para comprobar que el buzón y el calendario se conectan con una misma cuenta de Google y, cuando el usuario inicia sesión con Google, que esa cuenta es la misma. Las demás medidas con las que se protege la información se describen en la página de seguridad.

Los datos del inicio de sesión con Google se conservan durante la vigencia de la cuenta de usuario y se eliminan junto con ella. Los datos del buzón y del calendario conectados se conservan hasta que el usuario los desconecta o hasta que se elimina su cuenta. Los mensajes enviados y las entrevistas programadas forman parte del historial del candidato como datos del proceso de selección de la organización y se rigen por los plazos de la sección «Plazos de conservación», que también indica el plazo máximo de permanencia de un dato suprimido en las copias de seguridad; una copia de cada mensaje permanece además en el propio buzón del usuario, y cada entrevista, en su calendario de Google y en el de los invitados, fuera de Artifind.

Si usted conectó su buzón de Gmail o su calendario de Google, puede desconectar cada uno en cualquier momento desde la configuración de su cuenta en Artifind; la autorización se elimina en los términos indicados más arriba. Puede además retirar el acceso de Artifind desde su cuenta de Google, en la página de conexiones con aplicaciones y servicios de terceros (myaccount.google.com/connections). Para solicitar la supresión de los datos obtenidos de Google, incluidos los del inicio de sesión, puede dirigirse al Área de Privacidad en privacy@artifind.app.

Transferencias internacionales

Artifind opera desde Costa Rica y sus proveedores tratan los datos en Norteamérica, en particular en Estados Unidos, y en la Unión Europea, según se indica en la sección «Destinatarios de los datos», por lo que la prestación del servicio implica transferencias internacionales de datos. Cada transferencia se ampara en el mecanismo previsto por la ley del país de origen, según se indica a continuación.

Puede solicitar al Área de Privacidad una copia de estas garantías e información adicional sobre las aplicables a una transferencia determinada.

Plazos de conservación

Los datos se conservan durante el tiempo necesario para la finalidad que justificó su tratamiento y, como máximo, durante los plazos siguientes.

Vencido el plazo fijado por la organización, se suprimen el perfil, el CV, las postulaciones, los mensajes, las entrevistas y las notas de los candidatos que no fueron contratados, del mismo modo que cuando la organización suprime un candidato o atiende su solicitud de supresión. Los datos de los candidatos contratados quedan excluidos de esta supresión, por constituir información laboral sujeta a otra base jurídica. Tras una supresión únicamente subsisten datos anónimos de carácter estadístico y la constancia de que la supresión tuvo lugar, sin identificación de la persona.

Un dato suprimido puede permanecer en las copias de seguridad hasta el vencimiento del plazo indicado; durante ese tiempo no se utiliza para finalidad alguna y, si una copia hubiera de restaurarse, la supresión se aplicaría de nuevo.

Derechos de los titulares

Conforme a la legislación aplicable, usted puede:

• Acceder a sus datos personales y obtener una copia.
• Rectificar los datos inexactos, incompletos o desactualizados.
• Solicitar su supresión o cancelación cuando ya no sean necesarios para la finalidad que justificó su tratamiento, y revocar la autorización que hubiera otorgado.
• Oponerse al tratamiento, o solicitar su limitación o la limitación del uso o de la divulgación de sus datos, en los supuestos previstos por la ley.
• Recibir sus datos en un formato estructurado y de uso común (portabilidad) y, donde la ley lo prevea, solicitar su transmisión a otro responsable.
• Solicitar la intervención de una persona en cualquier evaluación automatizada que le afecte, obtener una explicación e impugnarla.
• Presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos competente.

Si usted postuló a una vacante, puede ejercer sus derechos mediante el formulario de solicitud de datos disponible en la página pública de la organización en Artifind. Previa verificación de su dirección de correo electrónico, la solicitud de acceso le proporciona una copia de sus datos en un formato estructurado, válida también a efectos de portabilidad; las solicitudes de rectificación y de supresión se presentan a la organización responsable para que una persona las atienda.

En los demás casos, o si usted es usuario de una cuenta, puede dirigir su solicitud al Área de Privacidad en privacy@artifind.app o mediante la página de contacto. Artifind podrá solicitarle la información necesaria para verificar su identidad antes de atenderla. El ejercicio de estos derechos es gratuito.

Plazos de respuesta y autoridades de control

Artifind responde a las solicitudes dentro del plazo que establece la legislación aplicable a cada caso. Cuando la solicitud corresponde a una organización cliente, se le traslada dentro de los dos días hábiles siguientes y se informa de ello al solicitante. La tabla siguiente recoge, para cada jurisdicción, el plazo legal de respuesta y la autoridad ante la que puede presentarse una reclamación, conforme a la normativa vigente en la fecha de esta versión.

Para los titulares de Argentina: la Agencia de Acceso a la Información Pública, en su carácter de Órgano de Control de la Ley N° 25.326, tiene la atribución de atender las denuncias y reclamos que interpongan quienes resulten afectados en sus derechos por incumplimiento de las normas vigentes en materia de protección de datos personales.

Cookies y tecnologías similares

Artifind no utiliza cookies publicitarias, no incorpora elementos de seguimiento de terceros ni emplea herramientas de analítica que rastreen la navegación entre sitios. Únicamente utiliza las cookies y los medios de almacenamiento estrictamente necesarios para el funcionamiento del servicio, que no requieren consentimiento:

• Cookies de sesión y de inicio de sesión, que mantienen autenticado al usuario de una cuenta, con una duración máxima de 30 días.
• Cookies técnicas de protección de los formularios públicos frente al uso automatizado, con una duración máxima de una hora.
• Almacenamiento local del navegador, que conserva las preferencias de idioma, apariencia y visualización; en el caso de los usuarios con cuenta, el idioma y la apariencia se guardan además en su perfil.
• Cookies técnicas propias del servicio de pago (Paddle) y del servicio de protección de formularios (Cloudflare), mientras se utilizan esas funciones.

Modificaciones de esta política

La versión vigente de esta Política y su fecha constan en el encabezado. Toda modificación sustancial, como la incorporación de nuevas finalidades, destinatarios o transferencias, se comunica con una antelación mínima de 30 días: a las organizaciones cliente y a los usuarios de cuenta, por correo electrónico, y a los candidatos, mediante el aviso que se muestra en el formulario de postulación. Las versiones anteriores se conservan y pueden solicitarse al Área de Privacidad.