Términos de servicio

Objeto y aceptación

Estos Términos rigen el acceso y uso de Artifind, un sistema de seguimiento de candidatos ofrecido como servicio por 3-102-970780 SRL, sociedad constituida en Costa Rica, cédula jurídica 3-102-970780, con domicilio en Cartago, Costa Rica («Artifind», «nosotros»), a la organización que contrata el servicio (el «Cliente»).

Al crear una cuenta, marcar la aceptación o usar el servicio, el Cliente acepta estos Términos y el Acuerdo de tratamiento de datos, que forma parte de ellos. Quien los acepta declara tener facultades para obligar a la organización que representa. La aceptación por medios electrónicos tiene plena validez conforme a la Ley 8454 de Costa Rica y a la legislación equivalente del país del Cliente.

Si existe un contrato firmado entre las partes, ese contrato prevalece sobre este documento en lo que se contradiga. Estos Términos no se dirigen a consumidores: Artifind se contrata para uso profesional por organizaciones.

Definiciones

• Servicio: la plataforma Artifind, sus páginas públicas de empleo, sus interfaces de programación y la documentación asociada.
• Datos del Cliente: toda la información que el Cliente o sus usuarios cargan o generan en el Servicio, incluidos los datos personales de candidatos.
• Usuario: cada persona física a la que el Cliente da acceso al Servicio bajo su cuenta.
• Candidato: la persona cuyos datos el Cliente trata en el Servicio en un proceso de selección.
• Plan: el conjunto de funciones, cupos y precio contratados, según se describe en la página de precios en el momento de la contratación.
• Acuerdo de tratamiento de datos (DPA): el acuerdo que regula el tratamiento de datos personales por Artifind por cuenta del Cliente.

Cuentas y usuarios

• El Cliente es responsable de las credenciales de sus usuarios y de la actividad que ocurra bajo ellas, y debe notificarlo a Artifind sin demora si detecta un uso no autorizado.
• Cada usuario debe ser una persona identificable. No se permiten cuentas compartidas ni la cesión de credenciales.
• El Cliente administra los roles y permisos de su equipo y es responsable de revocar accesos cuando alguien deja de necesitarlos.
• El Cliente garantiza que la información de registro de su organización es veraz y la mantiene actualizada.

Prueba gratuita

Artifind activa, después de una demostración del Servicio, una prueba de 14 días con las funciones del Plan acordado. Durante la prueba no se registra ningún medio de pago ni se realiza cargo alguno. La prueba se concede una sola vez por organización; Artifind puede denegar o revocar pruebas adicionales solicitadas por la misma organización o por las mismas personas. Al vencer la prueba, el Cliente contrata el Plan en la forma prevista en la sección de pagos; si no lo contrata, el acceso pasa a modo de solo lectura, con los Datos del Cliente intactos, hasta que contrate o hasta que la relación termine conforme a la sección de vigencia y terminación.

Planes, cupos y uso justo

• El Servicio se comercializa por suscripción según el Plan elegido, contratada con Artifind, con facturación mensual o anual y con pago mediante tarjeta desde la aplicación o mediante factura emitida por Artifind, según lo acordado al contratar. Precios, moneda, ciclo de facturación, forma de pago e impuestos aplicables se informan al contratar y en la página de precios.
• Cada Plan incluye un número de usuarios (asientos) y de vacantes activas. Pueden contratarse asientos y vacantes adicionales; el sistema impide superar los cupos contratados hasta que se amplíen.
• Cada Plan incluye una cuota de almacenamiento. El almacenamiento que exceda la cuota al cierre de cada mes se factura en bloques de 10 GB a 2,50 USD por bloque. El exceso nunca bloquea la carga de archivos.
• Las funciones de inteligencia artificial están sujetas a un límite de uso razonable proporcional al Plan. Superado un umbral, el procesamiento se aplaza y se atiende con menor prioridad, sin que se pierda ni rechace ninguna postulación; se notifica al Cliente cuando se aproxima al umbral.
• El Plan Enterprise se contrata bajo un acuerdo separado que puede modificar estas condiciones.

Pagos

• Cuando se haya acordado el pago mediante factura, Artifind emite la factura por adelantado al inicio de cada periodo, en dólares estadounidenses, pagadera dentro de los 30 días siguientes a su emisión por el medio que la propia factura indique; los impuestos aplicables se añaden conforme a la legislación vigente. Si la factura no se paga a su vencimiento, se notifica al Cliente y, de persistir el impago, el acceso pasa a modo de solo lectura, con los Datos del Cliente intactos, hasta que se regularice el pago. El impago persistente constituye un incumplimiento que faculta a Artifind para terminar el contrato conforme a la sección de vigencia y terminación.
• Cuando el pago se realice con tarjeta desde la aplicación, se procesa a través de Paddle, que actúa como vendedor autorizado y comerciante de registro (merchant of record): la compra se formaliza con Paddle, que emite la factura y trata los datos de facturación y de pago como responsable independiente. Artifind no recibe ni almacena datos de tarjeta. La suscripción se cobra por adelantado al inicio de cada periodo y se renueva automáticamente por periodos iguales salvo cancelación antes de la renovación.
• Los precios se expresan en dólares estadounidenses y no incluyen impuestos. Los impuestos aplicables según la ubicación del Cliente los calcula, añade y recauda Paddle en el momento del pago, y constan en la factura que emite. Cuando el medio de pago esté denominado en otra moneda, la conversión la realiza Paddle al tipo de cambio que aplique en el momento del cobro, conforme a sus condiciones de compra. Cualquier retención u otro tributo que la jurisdicción del Cliente imponga sobre el pago es de cuenta del Cliente.
• Si un cobro falla, se reintenta y se notifica al Cliente. Si el cobro no llega a completarse, la suscripción se cancela y el acceso pasa a modo de solo lectura, con los Datos del Cliente intactos, hasta que se regularice el pago o se contrate de nuevo. El impago persistente constituye un incumplimiento que faculta a Artifind para terminar el contrato conforme a la sección de vigencia y terminación. Los importes vencidos devengan el interés legal aplicable en Costa Rica.
• Podemos modificar los precios con un aviso de al menos 30 días; el nuevo precio aplica desde la siguiente renovación. El Cliente puede cancelar antes de esa renovación si no acepta el cambio.
• No se realizan reembolsos por periodos no utilizados, salvo que la ley aplicable disponga otra cosa o que Artifind termine el contrato sin causa imputable al Cliente, en cuyo caso se reembolsa la parte proporcional.

Uso aceptable

No está permitido usar Artifind para:

• Cargar datos personales sin base legal, sin haber informado a los titulares o sin la autorización que exija su ley, ni datos obtenidos de forma ilícita.
• Cargar datos de menores de edad sin la autorización de sus representantes legales, ni categorías especiales de datos sin la base legal específica que exige la ley aplicable.
• Discriminar candidatos por motivos prohibidos por la ley aplicable, ni usar las salidas de las funciones de inteligencia artificial como único criterio para descartar a una persona.
• Enviar comunicaciones no solicitadas ajenas a un proceso de selección, ni mensajes automatizados por WhatsApp o SMS a personas que no hayan dado el consentimiento que exija su ley.
• Usar el Servicio para decisiones de crédito, seguros, vivienda u otras ajenas a la selección de personal.
• Intentar acceder a datos de otra organización, vulnerar los controles de seguridad, extraer datos de forma masiva o hacer pruebas de intrusión sin autorización previa por escrito.
• Revender el Servicio, cederlo a un tercero o usarlo para construir un producto competidor.
• Automatizar el uso de la plataforma de manera que degrade el servicio para otros clientes o eluda los cupos del Plan.

Podemos suspender el acceso de forma inmediata ante un uso que ponga en riesgo la seguridad, la integridad del Servicio o los derechos de terceros, con notificación al Cliente sin demora.

Datos del Cliente y protección de datos

• Los Datos del Cliente le pertenecen. El Cliente nos otorga una licencia limitada para tratarlos con el único fin de prestarle el Servicio y cumplir estos Términos. No se destinan a ninguna otra finalidad ni se utilizan para entrenar modelos de inteligencia artificial, propios ni de terceros; nuestros proveedores de IA están contractual y técnicamente sujetos a la misma prohibición.
• El Cliente es el responsable del tratamiento de los datos personales que carga: define la finalidad y la base legal, informa a los titulares, obtiene la autorización que exija su ley, fija los plazos de conservación y atiende el ejercicio de derechos. Artifind actúa como encargado del tratamiento y sigue sus instrucciones documentadas, en los términos del Acuerdo de tratamiento de datos.
• El Cliente garantiza que cuenta con base legal para tratar los datos que carga y para las transferencias internacionales que el Servicio implica, descritas en la Política de privacidad y en la lista de subencargados, y que informó a los candidatos incorporados manualmente en su primer contacto.
• Artifind pone a disposición del Cliente herramientas para el cumplimiento de estas obligaciones: el aviso de recolección del formulario de postulación, la configuración de plazos de conservación, el canal público de solicitudes de datos, la exportación por candidato y el registro de auditoría. La obligación de usarlas correctamente es del Cliente.

Funcionalidades de inteligencia artificial

• Artifind incluye funciones asistidas por inteligencia artificial: lectura de CV, puntuación de afinidad, transcripción de CV escaneados, búsqueda semántica y sugerencias de redacción. Constituyen instrumentos de apoyo, no dictámenes. Se describen en la Nota de transparencia sobre inteligencia artificial, que forma parte de la documentación del Servicio.
• La puntuación es una estimación probabilística y puede contener errores. El Cliente se compromete a que las decisiones sobre una candidatura las tome una persona, a revisar las postulaciones que el sistema marque y a no usar la salida del modelo como único criterio para descartar a alguien. Esta obligación no es solo contractual: en la mayoría de las jurisdicciones la decisión totalmente automatizada con efectos significativos está restringida.
• El Cliente es el usuario responsable de estas funciones frente a los candidatos y a las autoridades de su jurisdicción. En particular, debe cumplir las obligaciones locales sobre uso de IA en la selección de personal, como el aviso previo a los candidatos, la información a los representantes de los trabajadores, las auditorías de sesgo y los avisos de decisiones adversas donde la ley los exija. Artifind le facilita la documentación y los registros necesarios para ello.
• No garantizamos exactitud, ausencia de sesgo ni idoneidad de los resultados de IA para una decisión concreta. El Cliente puede solicitar la desactivación de las funciones de IA para su organización.

Disponibilidad y soporte

• Artifind procura mantener el Servicio disponible de forma continua, pero puede haber interrupciones por mantenimiento, incidentes o fallas de terceros de los que dependemos. No asumimos un compromiso formal de disponibilidad ni créditos de servicio en este documento; un nivel de servicio garantizado puede acordarse en un contrato separado.
• Los mantenimientos programados que impliquen indisponibilidad se notifican con al menos 48 horas de antelación por los canales de contacto de la cuenta, salvo urgencias de seguridad.
• Los canales y tiempos de respuesta de soporte se definen según el Plan contratado. El canal general es la página de contacto del sitio.

Propiedad intelectual

• El software, la marca, el diseño, los modelos de configuración y la documentación de Artifind son de su titular y están protegidos por las leyes de propiedad intelectual. El contrato otorga un derecho de uso limitado, no exclusivo e intransferible durante su vigencia, no una cesión.
• Los Datos del Cliente siguen siendo suyos. Si el Cliente remite sugerencias o comentarios sobre el producto, podemos usarlos para mejorarlo sin obligación de compensación ni de confidencialidad sobre la sugerencia.
• Los datos agregados y anónimos derivados del uso del Servicio (por ejemplo, estadísticas de uso que no identifican a personas ni a clientes) pueden usarse para operar y mejorar el Servicio.

Confidencialidad

Cada parte mantendrá en confidencialidad la información no pública de la otra a la que acceda en virtud de este contrato, la usará solo para su cumplimiento y la protegerá con un cuidado no inferior al que aplica a su propia información confidencial, durante la vigencia del contrato y cinco años después. Quedan excluidas la información pública, la conocida previamente de forma legítima y la que deba revelarse por obligación legal, notificando a la otra parte cuando sea lícito.

Garantías

• Artifind garantiza que prestará el Servicio con la diligencia profesional razonable y conforme a su documentación, y que mantendrá las medidas de seguridad descritas en la página de seguridad y en el Acuerdo de tratamiento de datos.
• Salvo lo anterior, y en la medida en que lo permita la ley aplicable, el Servicio se presta tal como está y según disponibilidad, sin garantías implícitas de comerciabilidad, aptitud para un fin particular ni de que estará libre de errores o interrupciones.
• El Cliente garantiza que usa el Servicio conforme a la ley y a estos Términos, y que cuenta con los derechos y autorizaciones necesarios sobre los Datos del Cliente.

Limitación de responsabilidad

• Ninguna de las partes responderá frente a la otra por lucro cesante, pérdida de negocio, pérdida de datos que el Cliente pudo respaldar, ni daños indirectos o consecuentes, aunque hubiera sido advertida de su posibilidad.
• La responsabilidad total de cada parte frente a la otra por cualquier causa derivada de este contrato se limita al importe pagado o pagadero por el Cliente por el Servicio en los doce meses anteriores al hecho que la origina. Si en esa fecha el contrato lleva menos de doce meses en vigor, el límite es el precio de doce meses del Plan contratado.
• Estos límites no aplican a la responsabilidad que la ley no permite limitar, a los daños causados por dolo o culpa grave, a los daños corporales, a las obligaciones de pago del Cliente ni a las obligaciones de indemnidad de la sección siguiente. Tampoco afectan a los derechos de los titulares de los datos personales ni a la responsabilidad que las normas de protección de datos y las cláusulas contractuales tipo incorporadas al Acuerdo de tratamiento de datos atribuyen a cada parte.

Indemnidad

• El Cliente mantendrá indemne a Artifind frente a reclamaciones de terceros, incluidas autoridades y candidatos, derivadas de Datos del Cliente cargados sin base legal, del incumplimiento de sus obligaciones como responsable del tratamiento o del uso del Servicio contrario a estos Términos.
• Artifind mantendrá indemne al Cliente frente a reclamaciones de terceros que aleguen que el Servicio, usado conforme a estos Términos, infringe derechos de propiedad intelectual de ese tercero; en tal caso podemos modificar el Servicio, obtener la licencia necesaria o terminar el contrato con reembolso proporcional.
• La parte indemnizada notificará sin demora, permitirá a la otra dirigir la defensa y cooperará razonablemente.

Vigencia y terminación

• El contrato se renueva automáticamente por periodos iguales al contratado salvo cancelación antes de la renovación desde la configuración de facturación o por escrito, o según lo que disponga el acuerdo particular cuando exista.
• Cualquiera de las partes puede terminarlo por incumplimiento grave de la otra no subsanado en los 30 días siguientes al aviso. Artifind puede suspender o terminar de inmediato ante una infracción grave del uso aceptable o una orden de autoridad.
• Al terminar, el Cliente dispone de 30 días de acceso en modo de solo lectura para exportar su información con las herramientas del Servicio (exportación por candidato y de reportes). Vencido ese plazo, eliminamos los Datos del Cliente de los sistemas activos dentro de los 30 días siguientes; los respaldos cifrados se purgan en su ciclo de rotación, dentro del plazo máximo que indica la Política de privacidad, y no se usan para ningún otro fin.
• Las secciones de propiedad intelectual, confidencialidad, limitación de responsabilidad, indemnidad, ley aplicable y las obligaciones de pago devengadas sobreviven a la terminación.

Cambios en el Servicio, en los subencargados y en estos Términos

• Podemos mejorar y modificar el Servicio; no reduciremos de forma sustancial sus funciones principales durante un periodo contratado sin aviso previo de 30 días.
• Antes de incorporar un nuevo subencargado que trate Datos del Cliente lo notificamos con al menos 30 días de antelación; el Cliente puede oponerse por motivos razonables de protección de datos y, si no es posible atender la objeción, terminar el contrato sin penalización, con reembolso proporcional del periodo no usado.
• Podemos modificar estos Términos con un aviso de al menos 30 días por los canales de contacto de la cuenta. El uso del Servicio después de la fecha de vigencia del cambio supone su aceptación; si el Cliente no lo acepta, puede terminar el contrato antes de esa fecha. Los cambios exigidos por una norma pueden aplicarse en el plazo que esa norma imponga.

Uso del sitio público y de las páginas de empleo

• Las páginas públicas de empleo, el formulario de postulación y el formulario de solicitud de datos se ofrecen a candidatos y visitantes sin necesidad de cuenta. Los datos que un candidato envía los recibe la empresa que publica la vacante, como responsable del tratamiento, en las condiciones del aviso que se muestra al postular y de la Política de privacidad.
• El candidato garantiza que la información que envía es veraz y propia, y que tiene al menos la edad legal para trabajar en el país de la vacante.
• Está prohibido enviar postulaciones automatizadas, usar el formulario para fines distintos de postular, o intentar acceder a datos de otras personas.
• Las páginas públicas se ofrecen tal como están; Artifind no interviene en las decisiones de contratación ni garantiza respuesta de la empresa a una postulación.

Disposiciones generales

• Las notificaciones al Cliente se envían al correo de los administradores de la cuenta; las notificaciones a Artifind, a legal@artifind.app o al domicilio indicado.
• Ninguna parte responde por el incumplimiento causado por fuerza mayor o caso fortuito, incluidas fallas generalizadas de proveedores de infraestructura o de telecomunicaciones, mientras dure el impedimento.
• El Cliente no puede ceder el contrato sin nuestro consentimiento escrito; Artifind puede cederlo a una sociedad de su grupo o a un sucesor en la operación del Servicio, con notificación al Cliente.
• Si una cláusula resulta inválida, el resto conserva su vigencia y la cláusula se sustituye por la válida más cercana a su propósito.
• Este documento, junto con el Acuerdo de tratamiento de datos, la Política de privacidad y el Plan contratado, constituye el acuerdo completo entre las partes sobre su objeto.
• El Cliente cumplirá las leyes de exportación y sanciones aplicables y declara no estar sujeto a sanciones que impidan la prestación del Servicio.
• Estos Términos se redactan en español; la versión en inglés se ofrece por conveniencia y, en caso de discrepancia, prevalece la versión en español.

Ley aplicable y resolución de controversias

Este contrato se rige por las leyes de la República de Costa Rica. Antes de iniciar un procedimiento judicial, las partes procurarán resolver la controversia de buena fe mediante negociación directa durante 30 días, sin perjuicio de las medidas cautelares o urgentes. Toda controversia derivada de este contrato o relacionada con él que no se resuelva en ese plazo se someterá a los tribunales de la República de Costa Rica. Las controversias relativas a la compra y al pago realizados a través de Paddle se rigen por las condiciones de compra de Paddle. Las normas imperativas de protección de datos del país del Cliente se aplican con independencia de esta elección de ley, y esta sección no afecta al fuero previsto en las cláusulas contractuales tipo incorporadas al Acuerdo de tratamiento de datos ni a los derechos de los titulares de los datos ante sus tribunales y autoridades.